文件名

接收物料管理系统

扇形

总统办公室

类型

常规

数

制备

审计

批准

言论

公司全体员工学习

为进一步加强公司收货管理，完善物资采购流程，对不必要开支进行监督控制，确保物资采购的规范化和规范化，制定了本制度。

1、管理范围：本系统所称接待材料，是指经公司批准，由总裁办公室直接购买或定制的对外公关工作或业务交流的纪念物品，并以公司名义赠送给相关单位和个人（其他部门因工作需要定制赠送纪念物品）， 节日物资、香烟、酒、茶等董事会需要采购的物品。

2. 管理职责：

2.1 组织和实施本制度的负责部门是总统办公室。

2.2 总裁办公室设立了专职仓库管理员，其职能是监督和管理所购物资的检查和接收。

3. 采购原则

3.1 根据公司实际情况，结合所购材料的用途和范围，本制度适用范围内的采购业务由总裁办公室办理，其他部门或人员不得自行采购。所有采购事务均由总统办公室主任协调安排。

3.2 总裁办公室在采购定制材料时应遵循“货比三家、质优价廉”的原则，采购申请<5000元，需要找三家以上供应商比较价格，选择最佳选择，以最大限度地提高资金使用效率。

3.3 急购小额突购可通过“钉钉”管理系统购买，回购的物品将经总统办公室接受后由财务部报销。

3.4 原则上要求供应商提供材料采购发票，特殊情况下不能提供发票的，在与财务人员沟通后遵循财务管理制度。

采购程序

4.1 公司所有采购均按以程完成：信息收集（申请）、询价、比价、洽谈、评价、样品索取、决定、订单、提醒、收货检查、入库、付款。

4.3 每月25日，物料仓储专家会根据库存情况和公司接待需求及时补充库存。

4.4 物料采购坚持谁需申报的原则，每月25日申报下月物资计划，每月10日申报当月补充计划，每月临时采购不得超过两次。

4.5 采购申请人根据实际需要确定一份或几份材料，从总裁办公室收到“采购申请书”，并按照规定的格式仔细填写，并填写采购申请书，确保清晰可读，内容完整。报送公司领导审核通过后，总裁办公室将派人进行实际采购。如果信息未填写标准，且无法确认，总统办公室有权拒绝购买。

4.6 总统办公室在收到征用令时应遵循无计划外采购的原则;需求原因不明确，不采购;通知物料仓储专家，检查所购物料是否入库，已积压的物料将不予采购。

4.7 总裁办公室应指定专人负责具体采购事宜，采购前应仔细审核申请单的名称、规格、数量和名称，如有问题，应及时与申请部门/人员沟通。对于请购部门/人员所需的材料，如果有低成本替代品，可以推荐采购替代品（但必须与请购部门/人员讨论）。对于急需的征购项目，应由总裁办公室优先处理，不能按时采购的材料应及时通知征用部门/人员。

4.8 对于单项、固定或长期合作采购或指定采购厂家和品牌产品，采购部门/人员应书面说明供应商的详细信息，总裁办公室应评估供应商的供应能力并与之签订购销合同。

4.9 总裁办公室应确认供应商的供应能力、交货时间和产品或服务的质量。所有采购项目必须直接向制造商或服务提供商查询，原则上不通过其代理商或各种中介机构查询。

5. 仓储保管

5.1 当物料回购给公司或供应商按约定将物料交付给公司时，总裁办公室专人应首先办理入库手续，检查货物的名称、规格型号、质量、数量和数量是否与申请和交货单一致， 并核对货物的规格和质量，使数量、规格、品种、价格准确，质量完好，配套设施齐全，并在入库登记册上共同签字确认。如验收不合格，不予入库，及时联系供应商妥善处理。

5.2 物料入库，按不同种类、规格、功能和要求、分类、相应位置入库，入库应保证物料数量准确，价格不挂钩。

5.3 易碎、易碎、贵重物品应小心处理。严禁挤压、碰撞、倒置，要妥善存放，其中贵重物品应存放在公司内的小仓库内，以防被盗。

5.4 入库出库物料应当登记，注明收货人、用途、数量、金额，如实填写出库物料出账，确保账目一致。如因主观原因导致账目不符，按货物同价进行赔偿，并进行书面检查。

5.5 总统办公室专项管理人员应于每月月底对库存材料进行全面盘点，并将材料盘点情况报告给总裁办公室负责人。物资不足时，应及时向总裁办公室负责人报告，并及时提出补充采购需求。

5.6 总裁办公室专项管理人员变动或离职时，应将账目连同入库单、入库单、出库账本一并交给下一任专项管理人员。

5.7 总裁办公室特别经理的职责是负责保管，未经公司领导批准不得签发。总裁办公室负责人因其他原因缺席时，由其安排总裁办公室负责人或者总裁办公室其他人员负责账目，负责人到岗后立即与负责人核对账目，避免账目出现差异。托管人员在托管期间不履行职责，账目与资料存在差异的，由托管人员直接承担经济责任。

六、接受原则

6.1 材料入库后，总裁办公室将通知材料采购部门/人员及时接收。请购部门/人员填写请购单，并由相关负责人签字，自行到仓库领取。

6.2 物料仓储专员严格执行收货到收货，不单单出库，并做好出库登记工作，第一月作入库报告。

6.3 对于急需使用的物料，总裁办公室可通知请购部门/人员在入库前共同核对请购单中的采购物料，确认无误后直接在物料交接单上签字。

6.4 如申请人收到酒礼品后仍未用完，应及时退回仓库，物资仓储专员在收到退回的酒礼品后应重新办理入库手续。

6.5 所有材料发放后，如发现接收部门或相关人员与材料用途不符，或为公私目的伪造的，公司将按收到的材料总价值加倍处罚，以示身作则。

7. 职责分工

7.1 公司未经批准未按规定办理采购手续，已与供应商签订购销合同的，公司因无法履行合同而遭受的损失，由经办人员全额承担。

7.2 如果购买是在没有比价的情况下进行的，或者购买价格明显高于比价结果的，价格的较高部分由买方承担。 在提交供应商报价时与供应商串通，哄抬价格谋取私利; 或因未仔细比较价格而导致采购价格明显过高;经核实后，采购人员应承担相应损失。

7.3 因部门/人员贪心省事，乱报采购资料而浪费公司营运资金的，相关损失由部门/人员承担。

8. 附则

本制度自公布之日起实施，各部门严格按照上述审批程序和流程执行。

采购申请

应用部门：

申请日期：

推荐供应商：

申请理由：

使用要求：

序号

项目的名称

型号规格

数量

单位

预算金额

言论

10

总

购买申请人（签名和日期）。

部门主管（签名和日期）。

总统办公室主任（签名

.）

& ）

董事会主席（批准和日期）。

附表1

附表2

入站列表

供应商：

日期：

序号

项目编号

项目的名称

规格和型号

单位

数量

单价

量

言论

合计：1000万元

总结：

簿记

送货员

收货人

评论家

附表3

物料收据表

向部门提出申请

申请人

申请日期

使用

序号

材料类型

项目名称

规格和型号

数量

收件人

言论

部门负责人： 总裁办公室主任： 主席：

注：如申请人收到酒礼品后仍未用完，应及时退回。

附表4

待完成...

[注意]：

▶ 由于篇幅所限，本文仅显示部分内容，如需参考全文和更多参考文献